Gefeliciteerd! Uw organisatie heeft zojuist Workday Prism Analytics aangeschaft – een krachtig hulpmiddel dat is ontworpen om de manier waarop u gegevens beheert en analyseert te transformeren. Maar nu u het in huis hebt, waar begint u?
Workday Prism Analytics is een krachtig hulpmiddel dat is ontworpen om de gegevensbeheer- en rapportagemogelijkheden van bedrijven te versterken. Voor organisaties die Prism al hebben geïmplementeerd maar niet zeker weten hoe ze het volledige potentieel kunnen benutten, is het opstellen van een allesomvattende use-case van cruciaal belang.
Dit artikel is bedoeld om u te begeleiden bij het begrijpen van de mogelijkheden van Prism en de best practices, en biedt een gestructureerde aanpak voor het ontwikkelen van betekenisvolle use-cases. Uit onze ervaring met klanten die nieuw zijn op dit gebied blijkt dat dit vaak als een overweldigende taak wordt ervaren en men niet weet waar te beginnen. Daarom hebben we een stapsgewijze gids opgesteld om u te helpen een solide basis te leggen wanneer u aan deze reis begint.
De mogelijkheden van Prism
Prism Analytics biedt krachtige functionaliteiten waarmee gegevens uit diverse externe systemen en bestanden kunnen worden geïntegreerd in Workday. Hier zijn enkele van de belangrijkste kenmerken:
- Gegevensintegratie: Prism kan gegevens binnenhalen uit bijlagen, Workday Custom Reports, SFTP-bestanden of via een REST API.
- Geplande verversingen: Gegevens uit Workday Custom Reports of SFTP-bestanden kunnen worden gepland voor een eenmalige verversing in de toekomst, op terugkerende basis (dagelijks, wekelijks of maandelijks), of afhankelijk van de succesvolle voltooiing van een ander Prism-proces.
- Expressietaal: Prism bevat een eigen expressietaal met diverse functies en operatoren voor effectieve gegevensmanipulatie.
- Naadloze rapportage: Externe gegevens kunnen worden gecombineerd met de interne gegevens van Workday, wat naadloze rapportage mogelijk maakt via Workday-tools zoals Discovery Boards, Worksheets en het Alert Framework.
- Beveiliging: Prism sluit aan op Workday’s uniforme beveiligingsmodel, wat zorgt voor consistente en veilige gegevensverwerking.
Nu we een beter beeld hebben van de mogelijkheden van Prism, gaan we dieper in op het proces van het identificeren en ontwikkelen van succesvolle use-cases.
Het ontwikkelen van een use-case
Besluitvorming en analyse zijn de belangrijkste resultaten van Prism Analytics. Met dit in gedachten hebben we een stapsgewijze gids opgesteld om u te helpen bij het identificeren en ontwikkelen van use-cases:
STAP 1. Evalueer externe systemen
- Beoordeling: Begin met het evalueren van alle externe systemen die in gebruik zijn. Identificeer welke datasets, wanneer ze worden geïntegreerd met Workday-gegevens, waardevolle inzichten kunnen opleveren en besluitvormingsprocessen kunnen ondersteunen.
- Integratiepotentieel: Overweeg hoe deze externe gegevensbronnen praktisch kunnen worden geïntegreerd met behulp van de mogelijkheden van Prism, zoals via REST API, SFTP-bestanden of Custom Reports.
STAP 2. Identificeer kernstatistieken
- Organisatorische statistieken: Definieer de kernstatistieken en datapunten die binnen uw organisatie worden gebruikt. Inzicht in deze statistieken is cruciaal, aangezien ze vaak wijzen op gebieden waar verbeterde besluitvorming nodig is.
- Aanvullende datapunten: Identificeer aanvullende datapunten die extra inzicht kunnen bieden en de besluitvorming kunnen verbeteren. Deze datapunten moeten aansluiten bij uw bedrijfsdoelstellingen en strategische doelen.
STAP 3. Evalueer huidige analyse-inspanningen
- Huidige tools en processen: Onderzoek de huidige tools en processen die worden gebruikt voor het verzamelen en analyseren van gegevens. Identificeer processen die complex, tijdrovend of foutgevoelig zijn.
- Knelpunten: Documenteer de knelpunten en uitdagingen binnen deze processen. Dit helpt om te begrijpen hoe Prism deze problemen kan verlichten via gestroomlijnde gegevensintegratie en analyse.
STAP 4. Documenteer complexe analyses
- Gedetailleerde documentatie: Documenteer de meest complexe analyses die binnen uw organisatie worden uitgevoerd. Dit omvat inzicht in de gegevensstromen, de transformatiestappen en de uiteindelijke resultaten.
- Toepassing van Prism: Bepaal hoe deze complexe analyses kunnen worden gerepliceerd, geautomatiseerd of vereenvoudigd met behulp van de functies van Prism. Identificeer welke specifieke Prism-tools hiervoor kunnen worden ingezet.
STAP 5. Breng gegevensstromen in kaart
- Gegevensbronnen en bestemmingen: Breng de gegevensstromen duidelijk in kaart: van externe bronnen naar Prism en van Prism naar de rapportagetools van Workday. Deze mapping zorgt voor helderheid in de datastromen en helpt bij het oplossen van mogelijke problemen.
- Integratiepunten: Identificeer de integratiepunten waar gegevens uit verschillende bronnen worden samengevoegd. Zorg ervoor dat deze punten aansluiten bij uw rapportage- en analysebehoeften.
STAP 6. Bepaal de doelstellingen van de use-case
- Duidelijke doelstellingen: Formuleer duidelijke en meetbare doelstellingen voor elke use-case. De doelstellingen moeten aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen en een helder beeld geven van wat succes inhoudt.
- Verwachte resultaten: Schets de verwachte resultaten en voordelen van het implementeren van de use-case. Dit helpt bij het stellen van verwachtingen en het meten van de impact na de implementatie.
STAP 7. Ontwikkel prototypes en pilots
- Prototyping: Ontwikkel prototypes voor de geïdentificeerde use-cases. Dit helpt om het eindresultaat te visualiseren en in een vroeg stadium de nodige aanpassingen door te voeren.
- Pilottesten: Voer pilottesten uit met een geselecteerde groep gebruikers. Verzamel feedback en voer iteratieve verbeteringen door om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke implementatie aansluit bij de behoeften en verwachtingen van de gebruikers.
STAP 8. Betrokkenheid van stakeholders
- Ondersteuning vanuit het leiderschap: Betrek leidinggevenden vroeg in het proces. Hun steun is cruciaal voor het stimuleren van adoptie en het verkrijgen van de benodigde middelen.
- Gebruikerstraining: Ontwikkel uitgebreide trainingsprogramma’s voor eindgebruikers. Zorg ervoor dat zij begrijpen hoe ze de nieuwe rapporten en tools effectief kunnen gebruiken.
STAP 9. Continue verbetering
- Feedbackloops: Stel feedbackloops in om voortdurend input van gebruikers te verzamelen. Gebruik deze feedback om de use-cases continu te verbeteren.
- Adoptiecijfers: Volg adoptiecijfers en gebruikspatronen. Dit helpt om de impact te begrijpen en gebieden te identificeren die verdere verbetering behoeven.
STAP 10. Use-cases opschalen
- Ontwikkeling van een roadmap: Ontwikkel een roadmap voor het opschalen van use-cases binnen de organisatie. Prioriteer de use-cases op basis van impact en haalbaarheid.
- Toewijzing van middelen: Zorg voor voldoende middelen voor het opschalingsproces. Dit omvat zowel technische als menselijke resources.
Conclusie
Door deze stappen te volgen, kunt u effectief use-cases voor Workday Prism Analytics identificeren, ontwikkelen en implementeren, waarmee u het volledige potentieel benut en strategische besluitvorming binnen uw organisatie stimuleert. Vergeet niet: de sleutel tot succes ligt in het begrijpen van uw gegevensbehoeften, het efficiënt in kaart brengen en transformeren van data, en het identificeren van welke krachtige functies van Prism ingezet moeten worden om gedetailleerde en bruikbare inzichten te ontwikkelen.
Bij VirtualResource staan we klaar om u bij elke stap van deze reis te begeleiden. Wij bieden een service aan om u te helpen bij het brainstormen en ontwikkelen van Prism-use-cases, en bij het versterken van de vaardigheden van uw toekomstige Prism Analytics-team. Ga samen met ons de samenwerking aan om het volledige potentieel van uw data te benutten en uw organisatie vooruit te helpen. Neem vandaag nog contact met ons op om van start te gaan!
door Teade Beltran, Reporting & Analytics Architect, VirtualResource
