Gefeliciteerd! Je organisatie heeft zojuist Workday Prism Analytics aangeschaft, een krachtig hulpmiddel dat de manier waarop je je data beheert en analyseert volledig verandert. Maar nu je het hebt, waar begin je?
Workday Prism Analytics is een krachtig hulpmiddel dat is ontworpen om het databeheer en de rapportagemogelijkheden van bedrijven te verbeteren. Voor organisaties die Prism al hebben geïmplementeerd maar niet zeker weten hoe ze het volledige potentieel kunnen benutten, is het opbouwen van een uitgebreide use case essentieel.
Dit artikel helpt je de mogelijkheden en best practices van Prism te begrijpen en biedt een gestructureerde aanpak om waardevolle use cases te ontwikkelen. Uit ervaring met klanten die nieuw zijn in dit onderwerp weten we dat het een intimiderende taak is en dat ze vaak niet weten waar ze moeten beginnen. Daarom hebben we een stapsgewijze handleiding opgesteld die je helpt de basis te leggen wanneer je aan deze reis begint.
De mogelijkheden van Prism
Prism Analytics biedt robuuste functionaliteiten waarmee je data uit diverse externe systemen en bestanden in Workday kunt integreren. Hier zijn enkele belangrijke kenmerken:
Data-integratie: Prism kan data inlezen uit bijlagen, Workday Custom Reports, SFTP-bestanden of via REST API.
Geplande verversingen: Data uit Workday Custom Reports of SFTP-bestanden kan worden ingepland om eenmalig in de toekomst te verversen, op terugkerende basis (dagelijks, wekelijks of maandelijks), of afhankelijk van de succesvolle afronding van een ander Prism-proces.
Expressietaal: Prism beschikt over een eigen expressietaal met diverse functies en operatoren voor effectieve datamanipulatie.
Naadloze rapportage: Externe data kan worden gecombineerd met de interne data van Workday, waardoor naadloze rapportage mogelijk is via Workday-tools zoals Discovery Boards, Worksheets en het Alert Framework.
Beveiliging: Prism sluit aan op het uniforme beveiligingsmodel van Workday, wat zorgt voor consistente en veilige verwerking van data.
Nu we een beter beeld hebben van de mogelijkheden van Prism, duiken we in het proces van het identificeren en ontwikkelen van succesvolle use cases.
Een use case ontwikkelen
Besluitvormingsondersteuning en analyse zijn de belangrijkste opbrengsten van Prism Analytics. Met dit in gedachten hebben we een stapsgewijze handleiding gemaakt die je helpt use cases te identificeren en te ontwikkelen:
STAP 1. Evalueer externe systemen
Beoordeling: Begin met het evalueren van alle externe systemen die in gebruik zijn. Bepaal welke datasets, wanneer ze worden geïntegreerd met Workday-data, waardevolle inzichten kunnen opleveren en de besluitvorming kunnen ondersteunen.
Integratiepotentieel: Bedenk hoe deze externe databronnen praktisch kunnen worden geïntegreerd met de mogelijkheden van Prism, bijvoorbeeld via REST API, SFTP-bestanden of Custom Reports.
STAP 2. Identificeer belangrijke metrics
Organisatiemetrics: Definieer de belangrijkste metrics en datapunten die in je organisatie worden gebruikt. Inzicht in deze metrics is cruciaal, omdat ze vaak gebieden aan het licht brengen waar betere besluitvormingsondersteuning nodig is.
Aanvullende datapunten: Identificeer aanvullende datapunten die meer inzicht kunnen bieden en de besluitvorming kunnen verbeteren. Deze datapunten moeten aansluiten op je bedrijfsdoelstellingen en strategische doelen.
STAP 3. Beoordeel huidige analyse-inspanningen
Huidige tools en processen: Bekijk de huidige tools en processen die worden gebruikt voor het samenstellen en analyseren van data. Identificeer processen die complex, tijdrovend of foutgevoelig zijn.
Knelpunten: Documenteer de knelpunten en uitdagingen in deze processen. Dit helpt te begrijpen hoe Prism deze problemen kan verlichten door gestroomlijnde data-integratie en analyse.
STAP 4. Documenteer complexe analyses
Gedetailleerde documentatie: Documenteer de meest complexe analyses die binnen je organisatie worden uitgevoerd. Dit omvat inzicht in de datastroom, de transformatiestappen en de uiteindelijke output.
Toepassing van Prism: Bepaal hoe deze complexe analyses kunnen worden gerepliceerd, geautomatiseerd of vereenvoudigd met de functies van Prism. Identificeer de specifieke Prism-tools die kunnen worden ingezet.
STAP 5. Breng datastromen in kaart
Databronnen en -bestemmingen: Breng de datastromen van externe bronnen naar Prism, en van Prism naar de rapportagetools van Workday, duidelijk in kaart. Deze mapping zorgt voor helderheid in de databeweging en helpt bij het oplossen van mogelijke problemen.
Integratiepunten: Identificeer integratiepunten waar data uit verschillende bronnen wordt gecombineerd. Zorg ervoor dat deze punten aansluiten op je rapportage- en analysebehoeften.
STAP 6. Definieer use case-doelstellingen
Heldere doelstellingen: Definieer heldere en meetbare doelstellingen voor elke use case. Doelstellingen moeten aansluiten op bedrijfsdoelen en duidelijk maken hoe succes eruitziet.
Verwachte resultaten: Schets de verwachte resultaten en voordelen van het implementeren van de use case. Dit helpt verwachtingen te scheppen en de impact na implementatie te meten.
STAP 7. Ontwikkel prototypes en pilots
Prototyping: Ontwikkel prototypes voor de geïdentificeerde use cases. Dit helpt het eindproduct te visualiseren en vroeg in het proces de nodige aanpassingen te maken.
Pilottesten: Voer pilottesten uit met een selecte groep gebruikers. Verzamel feedback en breng iteratieve verbeteringen aan zodat de uiteindelijke implementatie aansluit op de behoeften en verwachtingen van de gebruikers.
STAP 8. Betrokkenheid van stakeholders
Executive sponsorship: Betrek executive sponsors vroeg in het proces. Hun steun is cruciaal voor het stimuleren van adoptie en het veiligstellen van de benodigde middelen.
Gebruikerstraining: Ontwikkel uitgebreide trainingsprogramma's voor eindgebruikers. Zorg ervoor dat zij begrijpen hoe ze de nieuwe rapporten en tools effectief kunnen gebruiken.
STAP 9. Continue verbetering
Feedbackloops: Stel feedbackloops in om continu input van gebruikers te verzamelen. Gebruik deze feedback om de use cases doorlopend te verbeteren.
Adoptiemetrics: Volg adoptiemetrics en gebruikspatronen. Dit helpt de impact te begrijpen en gebieden voor verdere verbetering te identificeren.
STAP 10. Use cases opschalen
Roadmapontwikkeling: Ontwikkel een roadmap voor het opschalen van use cases binnen de organisatie. Prioriteer use cases op basis van impact en haalbaarheid.
Toewijzing van middelen: Zorg ervoor dat er voldoende middelen worden toegewezen voor het opschalingsproces. Dit omvat zowel technische als menselijke middelen.
Conclusie
Door deze stappen te volgen, kun je effectief use cases voor Workday Prism Analytics identificeren, ontwikkelen en implementeren, het volledige potentieel benutten en strategische besluitvorming binnen je hele organisatie stimuleren. Onthoud dat de sleutel tot succes ligt in het begrijpen van je datavereisten, het efficiënt in kaart brengen en transformeren van data, en het bepalen welke van de robuuste functies van Prism moeten worden ingezet om gedetailleerde en bruikbare inzichten te ontwikkelen.
Bij VirtualResource staan we klaar om je bij elke stap van deze reis te begeleiden. We bieden een dienst om je te helpen brainstormen over en ontwikkelen van Prism-use cases, en om je toekomstige Prism Analytics-team bij te scholen. Werk samen met ons om het volledige potentieel van je data te ontsluiten en je business vooruit te helpen. Neem vandaag nog contact met ons op om te beginnen!